Voordat een organisatie kan bepalen wat AI mag doen, moet zij weten wat er eigenlijk besloten wordt. Dat lijkt een open deur, maar in de praktijk kunnen weinig directies op verzoek een volledig overzicht geven van de beslissingen die dagelijks binnen hun organisatie genomen worden. Wie neemt ze, op basis van welke gegevens, en wat gebeurt er als die beslissing verkeerd uitpakt. Een besluiten-inventaris is niets meer en niets minder dan het antwoord op die vragen, systematisch opgeschreven.
De inventaris is geen technisch document. Het is een organisatorisch document dat de basis legt voor elk gesprek over automatisering, verantwoordelijkheid en tempo.
Een bruikbare inventaris beschrijft van elk besluit minstens vier dingen. Ten eerste: wie het besluit op dit moment neemt, en of dat een functie, een team of een systeem is. Ten tweede: welke informatie nodig is om het besluit te nemen, en waar die informatie vandaan komt. Ten derde: wat de impact is als het besluit verkeerd uitpakt, uitgedrukt in het soort schade — financieel, juridisch, reputatie, veiligheid — niet in een bedrag. Ten vierde: hoe vaak het besluit voorkomt, want frequentie bepaalt of automatisering ooit iets oplevert.
Deze vier kolommen samen laten zien welke besluiten voorspelbaar zijn en welke niet, welke vaak voorkomen en welke zeldzaam zijn, en welke consequenties hebben die de organisatie wel of niet kan dragen. Die combinatie is waardevoller dan een lijst met takennamen.
De inventaris rekent niet uit welk deel van een besluit door AI overgenomen kan worden. Dat is een aparte vraag, met een aparte methode, en het is een vergissing om beide in één stap te proberen te beantwoorden. Wie eerst wil weten of een besluit AI-gereed is voordat vastligt wát het besluit precies inhoudt en wie ervoor verantwoordelijk is, bouwt op drijfzand.
De inventaris doet ook geen uitspraak over of een besluit geautomatiseerd zou moeten worden. Dat is een keuze die de organisatie zelf maakt, met kennis van de risico's en de eigen tolerantie daarvoor. Sommige besluiten horen in de categorie die nooit geautomatiseerd mag worden, simpelweg omdat de consequenties van een fout niet te herstellen zijn. De inventaris signaleert dat die besluiten bestaan; zij beslist niet namens de organisatie.
Een interessant effect van het maken van een besluiten-inventaris is dat verschillende mensen binnen dezelfde organisatie een ander beeld hebben van wie welk besluit neemt. Een operationeel manager denkt dat een beslissing bij het team ligt; de directie denkt dat zij er zelf over gaat. Beide kunnen gelijk hebben voor verschillende situaties, maar als niemand dat expliciet heeft vastgelegd, ontstaat er ruis zodra automatisering ter sprake komt.
Deze spreiding is precies waarom directieleden het onderling oneens zijn over het tempo van AI-invoering: zij kijken naar dezelfde organisatie maar zien een ander besluitenlandschap, omdat niemand het ooit gezamenlijk heeft opgeschreven.
Een inventaris zonder vervolg is een document dat in een la verdwijnt. Het vervolg bestaat uit twee sporen. Het eerste spoor is het opstellen van regels voor wat een systeem wel en niet zelfstandig mag doen — afspraken die vastleggen binnen welke grenzen geautomatiseerde beslissingen genomen mogen worden. Zonder die regels blijft elk besluit over automatisering een individuele afweging, met alle inconsistentie die daarbij hoort.
Het tweede spoor is het gesprek over tempo: welke besluiten mogen als eerste onderzocht worden, en welke wachten tot de organisatie daar klaar voor is. Dat gesprek verloopt beter als bestuur en directie hetzelfde beeld hebben van wat haalbaar is binnen welke termijn, in plaats van elk vanuit hun eigen aannames te onderhandelen.
De besluiten-inventaris beschrijft de huidige situatie. Zij zegt niets over of de organisatie in staat is om AI op een verantwoorde manier te laten meebeslissen — dat is een vraag over draagvermogen, niet over besluiten op zichzelf. Het verschil daartussen wordt uitgelegd op de pagina over het onderscheid tussen AI dragen en AI laten overnemen, en dat onderscheid is de reden waarom een inventaris nooit als eindpunt bedoeld is.
De inventaris is ook geen momentopname die voor altijd geldig blijft. Besluiten veranderen, verantwoordelijkheden verschuiven, en nieuwe informatiebronnen ontstaan. Hoe vaak een organisatie de onderliggende meting moet herhalen, hangt af van hoeveel er in de tussentijd veranderd is; dat wordt behandeld op de pagina over de frequentie waarmee een volwassenheidsmeting herhaald moet worden.
Zodra duidelijk is welke besluiten er bestaan, wie ze neemt en wat er op het spel staat, ontstaat de vraag die de besluiten-inventaris zelf niet beantwoordt: welk deel van het onderliggende werk daadwerkelijk door AI overgenomen kan worden. Dat is het domein van de werkscan van FTE TO AI, die per taak berekent welk aandeel voor overname in aanmerking komt. De werkscan bouwt voort op wat de inventaris heeft blootgelegd, maar kijkt naar een andere laag: niet of de organisatie klaar is om te dragen, maar wat er concreet overgenomen kan worden zodra zij dat is.
Vraag maar wat er moet staan voordat AI in uw organisatie kan landen.
Antwoorden komen uit de kennisbank van deze site. Geen advies op maat, en geen scan van uw bedrijf.