Een taal-model dat een contract samenvat of een rapport doorzoekt, oogt als iets wat meteen kan. Onder het chatvenster gebeurt meer dan het lezen zelf. Er wordt bepaald welk document het juiste is, welke versie geldig is, wie mag zien wat erin staat en wat er met de samenvatting gebeurt zodra die is gemaakt. Die vragen liggen niet bij het model, maar bij de organisatie die het inzet.
Documenten lezen begint bij weten welke documenten er zijn en waar ze staan. In veel organisaties bestaat hetzelfde contract in drie versies, op twee schijven, met een los exemplaar in een mailbox. Een samenvatting is alleen zo goed als de versie die is aangeleverd. Zonder een aanwijsbare bron van waarheid voor documenten weet niemand of de samenvatting over de definitieve versie gaat of over een concept van vorig jaar. Dat is geen AI-vraagstuk maar een vraag over datamanagement die eerder al beantwoord moet zijn.
Documenten bevatten vaak informatie die niet voor iedereen bedoeld is: salarisgegevens, medische informatie, concurrentiegevoelige cijfers. Een systeem dat documenten samenvat, moet dezelfde toegangsgrenzen respecteren die er al zijn voor mensen. Als die grenzen in de praktijk losser zijn dan op papier — omdat iedereen toch overal bij kan — dan legt automatisering dat bloot in plaats van dat het verbergt. Voordat documenten geautomatiseerd worden gelezen, moet duidelijk zijn wie welk document mag zien, en moet dat ook technisch zijn afgedwongen.
Een samenvatting is een keuze over wat wordt weggelaten. Bij een kort verslag is dat te overzien; bij een lang contract of een uitgebreid rapport bepaalt die keuze wat een lezer wel en niet ziet. Een organisatie die documenten laat samenvatten, moet weten wat er acceptabel is om te missen en wat niet. Bij een intern memo is dat een ander risico dan bij een juridisch document waarin één weggelaten clausule gevolgen heeft. Die afweging ligt niet bij het model maar bij wie het resultaat gebruikt.
Als niemand de samenvatting tegen het origineel afzet, ontstaat een gewoonte: de samenvatting wordt het document. Dat werkt tot het een keer niet werkt, en dan is niet meteen duidelijk waar het mis is gegaan. Een werkbare inzet van documenten lezen veronderstelt dat iemand eigenaar is van de kwaliteit — niet incidenteel, maar structureel, met een manier om afwijkingen te signaleren. Zonder die eigenaar blijft het bij een proef die aardig werkte totdat iemand een fout ontdekte.
Documenten lezen en samenvatten raakt dezelfde fundamenten als andere toepassingen: een ordelijke bron van waarheid, toegang die logisch is ingericht, en infrastructuur die aankan wat gevraagd wordt. Waar deze toepassing zich onderscheidt, is de afhankelijkheid van classificatie — weten welk document gevoelig is en welk niet — en van een vastgelegd oordeel over wat een samenvatting mag weglaten. Beide ontbreken vaak niet omdat niemand ze belangrijk vindt, maar omdat ze nooit zijn vastgelegd.
Dezelfde vraag naar wie eigenaar is en wat er buiten het eigen team gebeurt, speelt bij gesprekken die worden vastgelegd en opgevolgd, bij ketens waarin de uitkomst van het lezen een volgende stap voedt, en bij beslisondersteuning die op basis van diezelfde documenten adviseert. Een proef die alleen in de eigen hoek werkt, laat zien dat één team goed las, niet dat de organisatie klaar is om dat overal te doen — zie waarom een pilot die alleen in zijn hoekje werkt niets oplevert.
Deze pagina beschrijft wat een organisatie moet regelen voordat documenten lezen en samenvatten ergens goed op kan landen: de bron, de toegang, de eigenaar. Ze zegt niets over welk deel van het documentwerk in een specifieke afdeling daadwerkelijk over te nemen is — dat verschilt per proces, per documenttype en per risico dat aan een fout hangt. Wie dat per taak wil laten uitrekenen, komt bij de werkscan van FTE TO AI, die per taak in kaart brengt welk deel van het werk over te nemen is en welk deel bij een mens blijft.
Vraag maar wat er moet staan voordat AI in uw organisatie kan landen.
Antwoorden komen uit de kennisbank van deze site. Geen advies op maat, en geen scan van uw bedrijf.