Keelemudel, mis võtab kokku lepingu või läbi otsib aruande, näib olevat midagi, mida saab kohe teha. Vestlusakna taga toimub rohkem kui ainult lugemine. Määratakse, milline dokument on õige, milline versioon on kehtiv, kes tohib näha, mis selles kirjas on, ja mis juhtub kokkuvõttega pärast selle valmimist. Need küsimused ei ole mudeli, vaid selle kasutusele võtva organisatsiooni vastutada.
Dokumentide lugemine algab teadmisest, milliseid dokumente on olemas ja kus need asuvad. Paljudes organisatsioonides eksisteerib üks ja seesama leping kolmes versioonis, kahel kettal, koos eraldi eksemplariga postkastis. Kokkuvõte on ainult nii hea kui esitatud versioon. Kui dokumentidel puudub selgelt määratletud tõe allikas, ei tea keegi, kas kokkuvõte käsitleb lõplikku versiooni või möödunud aasta mustandit. See ei ole tehisintellekti küsimus, vaid andmehalduse küsimus, millele oleks tulnud vastata juba varem.
Dokumendid sisaldavad tihti teavet, mis ei ole mõeldud kõigile: palgaandmed, meditsiiniline teave, konkurentsitundlikud numbrid. Süsteem, mis dokumente kokku võtab, peab järgima samu juurdepääsupiiranguid, mis inimeste jaoks juba kehtivad. Kui need piirid on praktikas lõdvemad kui paberil — kuna kõigil on ikkagi kõikjale juurdepääs — toob automatiseerimine seda esile, mitte varjab. Enne kui dokumentide lugemine automatiseeritakse, peab olema selge, kellel on õigus millist dokumenti näha, ja see peab olema ka tehniliselt tagatud.
Kokkuvõte on valik selle kohta, mis jäetakse välja. Lühikese aruande puhul on see hõlpsasti hoomatav; pika lepingu või mahuka aruande puhul määrab see valik, mida lugeja näeb ja mida mitte. Organisatsioon, mis lasksuvõtte dokumentides teha, peab teadma, mida on aktsepteeritav vahele jätta ja mida mitte. Sisemise memo puhul on see teistsugune risk kui juriidilise dokumendi puhul, kus üksainus väljajäetud klausel toob kaasa tagajärgi. Selline kaalutlus ei ole mudeli, vaid tulemuse kasutaja vastutada.
Kui keegi ei võrdle kokkuvõtet originaaliga, tekib harjumus: kokkuvõte muutub dokumendiks. See toimib kuni korra ei toimi, ja siis ei ole kohe selge, kus asi valesti läks. Dokumentide lugemise toimiv rakendamine eeldab, et keegi vastutab kvaliteedi eest — mitte juhuslikult, vaid süsteemselt, viisiga, kuidas kõrvalekaldeid märgata. Selle vastutajata jääb see katse, mis toimis suhteliselt hästi, kuni keegi vea avastas.
Dokumentide lugemine ja kokkuvõtmine puudutab samu alustalasid kui teised rakendused: korrastatud tõe allikas, loogiliselt korraldatud juurdepääs ja infrastruktuur, mis suudab toime tulla nõutavaga. Selle rakenduse eripära on sõltuvus klassifikatsioonist — teadmine, milline dokument on tundlik ja milline mitte — ja kirjapandud otsusest selle kohta, mida kokkuvõte tohib välja jätta. Sageli puuduvad mõlemad mitte sellepärast, et keegi ei peaks neid oluliseks, vaid sellepärast, et neid ei ole kunagi kirja pandud.
Sama küsimus selle kohta, kes vastutab ja mis juhtub väljaspool oma tiimi, kehtib vestluste puhul, mida talletatakse ja mille põhjal edasi tegutsetakse, ahelate puhul, kus lugemise tulemus toidab järgmist etappi, ja otsustustoetuse puhul, mis annab soovitusi samade dokumentide põhjal. Katse, mis toimib ainult omas nurgas, näitab, et üks meeskond luges hästi, mitte et organisatsioon on valmis seda kõikjal teha — vaata miks katseprojekt, mis toimib ainult omas nurgas, midagi ei annab.
Selleleheküljel kirjeldatakse, mida organisatsioon peab korraldama enne, kui dokumentide lugemine ja kokkuvõtmine saab kuhugi korralikult maanduda: allikas, juurdepääs, vastutaja. Siin ei öelda midagi selle kohta, milline osa dokumenditööst konkreetses osakonnas on tegelikult üle võetav — see erineb protsessi, dokumenditüübi ja vea külge käiva riski kaupa. Kes soovib seda ülesande kaupa välja arvutada, jõuab FTE TO AI töö skaneeringu juurde, mis kaardistab ülesande kaupa, milline osa töö on üle võetav ja milline osa jääb inimese kätte.
Vraag maar wat er moet staan voordat AI in uw organisatie kan landen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.