Kielimalli, joka tiivistää sopimuksen tai selaa raportin läpi, näyttää joltain, mikä voidaan tehdä välittömästi. Chatikkunan alla tapahtuu enemmän kuin itse lukeminen. Määritetään, mikä asiakirja on oikea, mikä versio on voimassa, kuka saa nähdä sen sisällön ja mitä tiivistelmälle tapahtuu, kun se on tehty. Näitä kysymyksiä ei ratkaista mallilla, vaan organisaatiolla, joka sitä käyttää.
Asiakirjojen lukeminen alkaa siitä, että tiedetään, mitä asiakirjoja on olemassa ja missä ne sijaitsevat. Monissa organisaatioissa samasta sopimuksesta on olemassa kolme versiota, kahdella levyasemalla, ja irtokopio jonkun sähköpostilaatikossa. Tiivistelmä on vain niin hyvä kuin toimitettu versio. Ilman osoitettavaa totuuden lähdettä asiakirjoille kukaan ei tiedä, koskeeko tiivistelmä lopullista versiota vai viime vuoden luonnosta. Se ei ole AI-kysymys, vaan tiedonhallintaan liittyvä kysymys, joka olisi pitänyt ratkaista aiemmin.
Asiakirjat sisältävät usein tietoa, joka ei ole tarkoitettu kaikille: palkkatietoja, terveystietoja, kilpailullisesti arkaluontoisia lukuja. Järjestelmän, joka tiivistää asiakirjoja, on kunnioitettava samoja pääsyrajoja, jotka on jo asetettu ihmisille. Jos rajat ovat käytännössä löysempiä kuin paperilla — koska kaikki pääsevät joka tapaukseen käsiksi kaikkeen — automatisointi paljastaa sen sen sijaan, että se piilottaisi sen. Ennen kuin asiakirjojen lukeminen automatisoidaan, on oltava selvää, kuka saa nähdä minkä asiakirjan, ja tämän on myös oltava teknisesti valvottua.
Tiivistelmä on valinta siitä, mitä jätetään pois. Lyhyessä raportissa tämä on hallittavissa; pitkässä sopimuksessa tai laajassa raportissa tämä valinta määrittää, mitä lukija näkee ja mitä ei. Organisaation, joka antaa asiakirjoja tiivistettäväksi, on tiedettävä, mikä on hyväksyttävää jättää pois ja mikä ei. Sisäisessä muistiossa riski on eri kuin oikeudellisessa asiakirjassa, jossa yhden pois jätetyn lausekkeen seuraukset ovat merkittäviä. Tämä arvio ei kuulu mallille, vaan sille, joka käyttää tulosta.
Jos kukaan ei vertaa tiivistelmää alkuperäiseen asiakirjaan, syntyy tapa: tiivistelmästä tulee asiakirja. Se toimii, kunnes se kerran ei toimi, ja silloin ei ole heti selvää, missä kohtaa meni pieleen. Toimiva asiakirjojen lukemisen käyttö edellyttää, että joku vastaa laadusta — ei satunnaisesti, vaan järjestelmällisesti, keinolla havaita poikkeamat. Ilman tätä vastuunkantajaa jää jäljelle kokeilu, joka toimi mukavasti kunnes joku huomasi virheen.
Asiakirjojen lukeminen ja tiivistäminen koskettaa samoja perusteita kuin muutkin sovellukset: järjestäytynyt totuuden lähde, looginen käyttöoikeusjärjestely ja infrastruktuuri, joka pystyy vastaamaan kysyntään. Tämä sovellus erottuu riippuvuudessaan luokitteluun — tietoon siitä, mikä asiakirja on arkaluontoinen ja mikä ei — ja kirjatusta arviosta siitä, mitä tiivistelmä saa jättää pois. Molemmat puuttuvat usein, ei siksi, että kukaan ei pidä niitä tärkeinä, vaan siksi, että niitä ei ole koskaan kirjattu.
Sama kysymys siitä, kuka vastaa ja mitä tapahtuu oman tiimin ulkopuolella, koskee tallennettuja ja seurattuja keskusteluja, ketjuja, joissa lukemisen tulos ruokkii seuraavaa vaihetta, ja päätöksenteon tukea, joka neuvoo samojen asiakirjojen perusteella. Kokeilu, joka toimii vain omassa nurkassaan, osoittaa, että yksi tiimi luki hyvin, ei sitä, että organisaatio on valmis tekemään sen kaikkialla — katso miksi pilotti, joka toimii vain omassa nurkassaan, ei tuota mitään.
Tämä sivu kuvaa, mitä organisaation on järjestettävä, ennen kuin asiakirjojen lukeminen ja tiivistäminen voi laskeutua johonkin kunnolla: lähde, käyttöoikeudet, vastuunkantaja. Se ei kerro, mikä osa asiakirjatyöstä jossain tietyssä osastossa on todella siirrettävissä — se vaihtelee prosessin, asiakirjatyypin ja virheeseen liittyvän riskin mukaan. Se, joka haluaa laskea tämän tehtäväkohtaisesti, löytää FTE TO AI:n työskannauksen, joka kartoittaa tehtäväkohtaisesti, mikä osa työstä on siirrettävissä ja mikä osa jää ihmiselle.
Vraag maar wat er moet staan voordat AI in uw organisatie kan landen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.