Il coordinamento tra reparti è ciò che accade quando il lavoro non resta all'interno di un solo team, ma passa da un reparto a un altro. Una richiesta che inizia dalle vendite e finisce alla finanza. Un reclamo che inizia dal supporto e viene risolto dalle operazioni. Una modifica che riguarda le risorse umane, ma anche l'IT e l'ufficio legale. L'IA può svolgere un ruolo in questo: segnalare che una fase è completata, informare il reparto successivo, tenere traccia dello stato tra i vari team, o evidenziare deviazioni dal normale andamento prima che si aggravino. Non si tratta di un unico compito, ma di un collegamento tra compiti che riguardano persone e sistemi diversi.
Sotto la finestra di chat, il coordinamento tra reparti è solitamente una combinazione di tre elementi. Primo: le informazioni generate dal reparto A devono essere leggibili e utilizzabili dal reparto B, senza che qualcuno debba ricopiarle manualmente o spiegarle di nuovo. Secondo: deve esistere un momento in cui è chiaro che una fase è stata completata e la successiva può iniziare, anche se nessuno la sta osservando attivamente. Terzo: se qualcosa si blocca tra i reparti, questo deve diventare visibile a qualcuno che può intervenire, invece di sparire in una coda di attesa che nessuno controlla.
Questo tocca argomenti che già di per sé richiedono attenzione. La lettura e il riepilogo dei documenti è spesso il primo passo: prima che il reparto B possa assumere un compito, deve essere chiaro cosa ha effettivamente registrato il reparto A. La registrazione e il follow-up delle conversazioni entra in gioco quando il passaggio di informazioni non consiste in un documento, ma in una telefonata, una riunione o un accordo verbale che deve essere registrato da qualche parte prima che il reparto successivo possa procedere. E non appena non si tratta di un solo passaggio, ma di una serie di fasi che si susseguono tra più reparti, sorge la domanda su cosa richiedano le catene in cui le fasi si susseguono all'organizzazione per mantenere stabile quella catena.
Il coordinamento tra reparti passa attraverso tre condizioni fondamentali, e queste si presentano in un ordine fisso perché l'una non funziona senza l'altra.
L'organizzazione viene prima di tutto. Chi è responsabile di una fase che ricade tra due reparti? Se una richiesta si blocca tra vendite e finanza, chi la risolve, ed entro quale termine viene verificato? Senza una risposta a questa domanda, nessun sistema ha un punto d'appoggio, e il coordinamento tra reparti esisterà sulla carta ma nella pratica tornerà sempre a carico di persone che devono risolverlo manualmente.
L'infrastruttura IT segue subito dopo. I reparti lavorano spesso con sistemi diversi, con diritti di accesso diversi e programmi di aggiornamento diversi. Il coordinamento richiede che questi sistemi possano comunicare tra loro, o che esista almeno un luogo condiviso dove lo stato di un processo in corso sia visibile a chiunque sia coinvolto. Senza questo collegamento, il coordinamento resta dipendente da persone che ricopiano manualmente le informazioni da un sistema all'altro.
La gestione dei dati è la terza condizione. Se il reparto A chiama un cliente "attivo" e il reparto B chiama lo stesso stato "in corso", nasce confusione non appena un processo passa dall'uno all'altro. Il coordinamento tra reparti richiede definizioni condivise: cosa significa uno stato, chi può modificarlo, e come viene tracciato quando ciò accade. Senza questi accordi, le informazioni perdono il loro significato durante il passaggio, e qualcuno dall'altra parte deve ricostruire di nuovo cosa si intendesse esattamente.
Questi tre elementi — organizzazione, infrastruttura, gestione dei dati — costituiscono la base su cui il coordinamento può reggersi. Solo dopo diventa rilevante se l'IA può segnalare che qualcosa è stato completato, o se un sistema può informare automaticamente il reparto successivo. Questo dipende dal supporto decisionale — chi valuta se un passaggio è avvenuto correttamente — e dal monitoraggio e segnalazione, che determina se le deviazioni tra reparti vengono notate in tempo.
I progetti pilota sul coordinamento tra reparti spesso non si bloccano sulla tecnologia, ma sulla domanda di chi è responsabile di cosa non appena qualcosa ricade tra due reparti. Un sistema che segnala automaticamente che una fase è completata ha poco valore se nessuno è stato chiaramente designato a reagire a quel segnale. Questa è una questione organizzativa, non una questione tecnica, e deve trovare risposta prima che il coordinamento tra reparti possa poggiare sull'IA.
La misurazione della maturità di hybridresourcing mappa la situazione della sua organizzazione lungo le dimensioni che rendono possibile il coordinamento tra reparti: organizzazione, infrastruttura IT e gestione dei dati, oltre alle altre dimensioni che seguono. In un round a punteggio multiplo, diverse persone dell'organizzazione valutano separatamente, e la dispersione tra questi punteggi mostra dove la percezione differisce — spesso esattamente nel punto in cui il coordinamento tra reparti si blocca. Lo strumento è in fase di sviluppo. Chi desidera lavorare con questo strumento può iscriversi alla lista d'attesa.
Mentre questa pagina descrive cosa richiede il coordinamento tra reparti all'organizzazione per poter sostenerlo, la scansione del lavoro di FTE TO AI va un passo oltre e calcola, per ciascun compito, quale parte del lavoro può effettivamente essere assunta dall'IA. Questa è una domanda diversa dalla preparazione: è la domanda su cosa cambia concretamente nel lavoro stesso, una volta che la base è stabilita.
Vraag maar wat er moet staan voordat AI in uw organisatie kan landen.
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