Координацията между отделите е това, което се случва, когато работата не остава в рамките на един екип, а преминава от един отдел към друг. Заявка, която започва при продажбите и завършва при финансите. Оплакване, което започва при поддръжката и се разрешава от отдел операции. Промяна, която засяга човешките ресурси, но също и ИТ и правния отдел. AI може да играе роля тук: да сигнализира, че една стъпка е завършена, да информира следващия отдел, да следи статуса между екипите или да отбелязва отклонения от обичайния модел, преди те да ескалират. Това не е една единствена задача, а връзка между задачи, които се намират при различни хора и системи.
Под чат прозореца координацията между отделите обикновено е комбинация от три неща. Първо: информацията, която възниква в отдел А, трябва да бъде разбираема и използваема за отдел Б, без някой да я препечатва ръчно или да я обяснява отново. Второ: трябва да има момент, в който е ясно, че една стъпка е завършена и следващата може да започне, дори когато никой активно не наблюдава това. Трето: ако нещо заседне между отделите, това трябва да стане видимо за някой, който може да се намеси, вместо да изчезне в опашка, която никой не проверява.
Това се докосва до теми, които сами по себе си вече изискват внимание. Прочитане и обобщаване на документи често е първата стъпка: преди отдел Б да може да поеме нещо, трябва да е ясно какво точно е записал отдел А. Записване и проследяване на разговори играе роля, когато предаването не се състои от документ, а от телефонен разговор, среща или устна договорка, която трябва да бъде регистрирана някъде, преди следващият отдел да може да продължи с нея. И щом вече не става дума за едно предаване, а за поредица от стъпки, които следват една след друга през множество отдели, възниква въпросът какво изискват вериги, в които стъпките следват една след друга от организацията, за да остане тази верига стабилна.
Координацията между отделите преминава през три фундаментални предпоставки, и те са в определен ред, защото едната не работи без другата.
Организацията идва първо. Кой носи отговорност за стъпка, която пада между два отдела? Ако заявка заседне между продажбите и финансите, кой я решава и в какъв срок се проверява това? Без отговор на този въпрос никоя система няма опора, и координацията между отделите ще съществува на хартия, но на практика ще се връща отново и отново при хора, които трябва да я разрешават ръчно.
ИТ инфраструктурата следва след това. Отделите често работят в различни системи, с различни права за достъп и различни графици за актуализация. Координацията изисква тези системи да могат да „разговарят“ помежду си, или най-малкото да има споделено място, където статусът на текущ процес е видим за всички, които са замесени. Без тази връзка координацията остава зависима от хора, които ръчно препечатват информация от една система в друга.
Управлението на данни е третата предпоставка. Ако отдел А нарича клиент „активен“, а отдел Б нарича същия статус „текущ“, възниква объркване веднага щом процес преминава от единия към другия. Координацията между отделите изисква споделени определения: какво означава един статус, кой може да го променя и как се следи кога това се случва. Без тези договорености информацията губи своя смисъл по пътя, и някой от другата страна трябва отново да разбира какво точно е било замислено.
Тези три — организация, инфраструктура, управление на данни — образуват основата, на която може да се крепи координацията. Само след това става релевантно дали AI може да сигнализира, че нещо е завършено, или дали система може автоматично да информира следващ отдел. Това зависи от подпомагане при вземане на решения — кой оценява дали предаването е протекло правилно — и от мониторинг и сигнализиране, което определя дали отклоненията между отделите се забелязват навреме.
Пилотните проекти около координацията между отделите често не засядат на технологията, а на въпроса кой за какво носи отговорност веднага щом нещо попадне между два отдела. Система, която автоматично сигнализира, че една стъпка е завършена, има малка стойност, ако никой не е ясно определен да реагира на този сигнал. Това е организационен въпрос, не технически въпрос, и той трябва да бъде отговорен преди координацията между отделите да може да се опира на AI.
Измерването на зрелостта на hybridresourcing показва как стои вашата организация по измеренията, които правят възможна координацията между отделите: организация, ИТ инфраструктура и управление на данни, наред с останалите измерения, които следват от тях. В сесия с групово оценяване няколко души от организацията оценяват поотделно, и разпределението между тези оценки показва къде картината се различава — често точно в точката, където координацията между отделите засяда. Инструментът е в процес на разработка. Тези, които искат да работят с него, могат да се запишат в списъка на чакащите.
Където тази страница описва какво изисква координацията между отделите от организацията, за да може да бъде издържана, работният скенер на FTE TO AI отива една стъпка по-нататък и изчислява за всяка задача каква част от работата може действително да бъде поета от AI. Това е различен въпрос от готовността: това е въпросът какво, щом основата е изградена, конкретно се измества в самата работа.
Vraag maar wat er moet staan voordat AI in uw organisatie kan landen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.