Ennen kuin organisaatio voi määrittää, mitä AI saa tehdä, sen on tiedettävä, mitä siellä oikeastaan päätetään. Se kuulostaa itsestäänselvyydeltä, mutta käytännössä harva johtoryhmä pystyy pyydettäessä antamaan täydellisen yleiskuvan päätöksistä, joita organisaatiossa tehdään päivittäin. Kuka ne tekee, mihin tietoon ne perustuvat ja mitä tapahtuu, jos päätös osoittautuu virheelliseksi. Päätösinventaario ei ole enempää eikä vähempää kuin vastaus näihin kysymyksiin, järjestelmällisesti kirjattuna.
Inventaario ei ole tekninen asiakirja. Se on organisatorinen asiakirja, joka luo perustan kaikille keskusteluille automatisoinnista, vastuunjaosta ja etenemisvauhdista.
Toimiva inventaario kuvaa jokaisesta päätöksestä vähintään neljä asiaa. Ensinnäkin: kuka tekee päätöksen tällä hetkellä, ja onko se toiminto, tiimi vai järjestelmä. Toiseksi: mitä tietoa päätöksen tekemiseen tarvitaan ja mistä se tieto tulee. Kolmanneksi: mikä on vaikutus, jos päätös osoittautuu virheelliseksi, ilmaistuna vahingon tyyppinä — taloudellinen, oikeudellinen, maine, turvallisuus — ei euromääränä. Neljänneksi: kuinka usein päätös toistuu, sillä toistuvuus ratkaisee, tuottaako automatisointi koskaan mitään.
Nämä neljä sarakkeita yhdessä osoittavat, mitkä päätökset ovat ennustettavia ja mitkä eivät, mitkä toistuvat usein ja mitkä ovat harvinaisia, ja millä on seurauksia, joita organisaatio pystyy tai ei pysty kantamaan. Tämä yhdistelmä on arvokkaampi kuin luettelo tehtävänimikkeistä.
Inventaario ei laske, kuinka suuren osan päätöksestä AI voi ottaa hoitaakseen. Se on erillinen kysymys, jolla on erillinen menetelmä, ja on virhe yrittää vastata molempiin yhdessä vaiheessa. Se, joka haluaa ensin tietää, onko päätös AI-valmis, ennen kuin on vahvistettu, mitä päätös tarkalleen tarkoittaa ja kuka siitä vastaa, rakentaa hiekalle.
Inventaario ei myöskään ota kantaa siihen, pitäisikö päätös automatisoida. Se on valinta, jonka organisaatio tekee itse, tuntien riskit ja oman riskinsietokykynsä. Osa päätöksistä kuuluu luokkaan, jota ei saa koskaan automatisoida, yksinkertaisesti koska virheen seurauksia ei voida korjata. Inventaario tuo esiin, että näitä päätöksiä on olemassa; se ei päätä organisaation puolesta.
Mielenkiintoinen vaikutus päätösinventaarion laatimisessa on se, että samassa organisaatiossa eri ihmisillä on erilainen käsitys siitä, kuka mitä päätöksen tekee. Operatiivinen johtaja ajattelee, että päätös kuuluu tiimille; johto ajattelee, että se kuuluu heille itselleen. Molemmat voivat olla oikeassa eri tilanteissa, mutta jos kukaan ei ole kirjannut sitä nimenomaisesti, syntyy häiriötä heti kun automatisointi tulee puheeksi.
Tämä hajonta on juuri syy siihen, miksi johdon jäsenet ovat keskenään eri mieltä AI:n käyttöönoton vauhdista: he katsovat samaa organisaatiota, mutta näkevät erilaisen päätösmaiseman, koska kukaan ei ole koskaan kirjannut sitä yhdessä.
Inventaario, jolla ei ole jatkoa, on asiakirja, joka katoaa laatikkoon. Jatko koostuu kahdesta raiteesta. Ensimmäinen raide on sääntöjen laatiminen sille, mitä järjestelmä saa ja ei saa tehdä itsenäisesti — sopimukset, jotka määrittävät, missä rajoissa automatisoituja päätöksiä saa tehdä. Näiden sääntöjen puuttuessa jokainen automatisointipäätös jää yksittäiseksi harkinnaksi, kaikkine siihen liittyvine epäjohdonmukaisuuksineen.
Toinen raide on keskustelu vauhdista: mitä päätöksiä voidaan tutkia ensin ja mitkä odottavat, kunnes organisaatio on niihin valmis. Tämä keskustelu sujuu paremmin, kun hallitus ja johto jakavat samanlaisen käsityksen siitä, mikä on saavutettavissa missä ajassa, sen sijaan että kumpikin neuvottelee omista lähtökohdistaan.
Päätösinventaario kuvaa nykytilaa. Se ei kerro, kykeneekö organisaatio antamaan AI:n osallistua päätöksentekoon vastuullisella tavalla — se on kysymys kantokyvystä, ei päätöksistä sinänsä. Tämä ero selitetään sivulla AI:n kantamisen ja AI:n tehtäväksi antamisen erosta, ja tämä ero on syy siihen, miksi inventaariota ei ole koskaan tarkoitettu päätepisteeksi.
Inventaario ei myöskään ole pysyvästi voimassa oleva tilannekuva. Päätökset muuttuvat, vastuut siirtyvät ja uusia tietolähteitä syntyy. Kuinka usein organisaation on toistettava perustana oleva mittaus, riippuu siitä, kuinka paljon on välissä muuttunut; tätä käsitellään sivulla kypsyysmittauksen toistamisen tiheydestä.
Kun on selvää, mitä päätöksiä on olemassa, kuka ne tekee ja mikä on vaakalaudalla, syntyy kysymys, johon päätösinventaario itse ei vastaa: kuinka suuren osan taustalla olevasta työstä AI voi todella ottaa hoitaakseen. Se on FTE TO AI:n työscanin alue, joka laskee tehtäväkohtaisesti, mikä osuus soveltuu tehtäväksi annettavaksi. Työscan rakentuu sen päälle, mitä inventaario on paljastanut, mutta tarkastelee eri tasoa: ei sitä, onko organisaatio valmis kantamaan, vaan sitä, mitä konkreettisesti voidaan antaa tehtäväksi sen jälkeen, kun se on valmis.
Vraag maar wat er moet staan voordat AI in uw organisatie kan landen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.